Según análisis de McKinsey, uno de los principales impedimentos para que las PYMES se transformen digitalmente es el miedo a la disrupción operativa. Es decir, muchos dueños de negocio creen que transformarse digitalmente significa reemplazar sistemas centrales, como su ERP por ejemplo, lo cual implicaría un riesgo financiero y operativo demasiado alto. Y es acá donde escoger la estrategia de transformación digital correcta juega un papel importante.
Y una estrategia de transformación digital no implica eso, al menos cuando la lidera una consultora seria. Implementar transformación digital en una empresa que ya cuenta con un ERP o sistemas centrales u operativos que hacen bien su trabajo es una estrategia modular. Es decir, se trata de mejoras quirúrgicas para automatizar cuellos de botella, conectar sistemas que requieren intervención manual (reemplazándolos por IA) o reducir procesos mediante automatización.
Para resumirlo: no necesitas reemplazar tu ERP, en el cual vienes trabajando 10 años con tranquilidad. Necesitas agilizar procesos administrativos u operativos que requieren análisis y que, con ayuda de la tecnología actual, pueden hacerse en segundos.
Una de las estrategias más fiables de transformación digital en las empresas es la integración antes que el reemplazo. Esto significa que la transformación digital no es comprarte el último ERP del mercado; es detectar qué sistemas funcionan como islas de información o dónde tienes personal copiando y transformando esa información para introducirla en otro sistema. Automatizar ese proceso es lo primero. Pueden ser actividades que se capturan en campo, como fichas o formularios que requieren digitación, o actividades de análisis de «copiar y pegar» con o sin cambios hacia tu ERP.
Esos pequeños cambios no solo te ahorran tiempo, sino que te traen los siguientes beneficios:
- Tu personal deja de hacer tareas repetitivas y se enfoca en generar valor para tu empresa.
- Reduces errores, tanto en el registro de la información como en el análisis de la misma, ya que no solo tienes información en tiempo real, sino que está bien procesada.
- El cuello de botella ya no es limitante en tu crecimiento; si deseas aumentar tu producción, los procesos clave fluyen con agilidad, ya que la IA hace en segundos lo que a tu equipo le puede tomar varios minutos.
Un ejemplo pequeño y claro son los análisis de estados de cuenta bancarios. En una empresa con cientos de operaciones bancarias mensuales, se demoraban horas clasificando y haciendo match con el estado de cuenta de los bancos frente a sus movimientos de ingresos y egresos. Si bien los sistemas que tenían ayudaban un montón a cargar y buscar el match con las operaciones, requerían un análisis detallado para determinar exactamente de qué se trataba cada operación y poder clasificarla.
La solución: implementamos IA bien configurada en ese proceso. Ahora, la IA clasifica los registros de las operaciones bancarias en segundos, y el personal dedicado a eso solo realiza una validación de supervisión. Es decir, transformaron un trabajo que tomaba horas a la semana en minutos. Ese es un ejemplo claro y puntual que puede trasladarse a diversas áreas de la empresa y que en la actualidad muchas empresas lo están usando, ya que pueden ver el retorno de su inversión casi de inmediato.
Este tipo de estrategia es gradual y quirúrgica, permitiendo medir los beneficios en ahorro de dinero y tiempo. Y no solo eso: el personal ve las mejoras, lo que facilita la adopción tecnológica. Es decir, no es necesario reemplazar sistemas que trabajan bien y que están correctamente implementados en tu empresa; lo que se requiere es escoger que procesos necesitan optimización y allí iniciar las labores de transformación digital de manera focalizada.
Conclusiones: En la actualidad cada más empresas están tomando la estrategia de buscar soluciones quirúrgicas por que pueden ver resultados inmediatos y compartir las experiencias con sus colaboradores, facilitando así la adopción de mejoras en nuevos procesos.
Las excepciones donde se requieren reemplazos generales suelen ser muy explícitos; y en caso pueda llegar a darse, se recomienda después de un periodo de mejoras continuas donde la fase final podría llegar a ser el reemplazo de sistemas centrales; no sin antes un estudio detallado y riesgos controlados.
Fuente:
